[엑셀 기초 2-2] 엑셀 데이터 입력 규칙 설정 (데이터 유효성 검사)

엑셀의 데이터 유효성 검사는 사전에 정의된 값만 입력할 수 있게 하는 기능입니다. 이를 통해 사용자는 입력 오류를 최소화하고 데이터의 일관성을 유지할 수 있습니다. 이번 포스트에서는 데이터 유효성 검사의 상세한 내용과 설정 방법, 활용 예시를 다루겠습니다.

 

데이터 유효성 검사는 특정 셀에 입력할 수 있는 데이터의 유형과 범위를 제한하는 기능입니다. 예를 들어, 숫자만 입력하거나 미리 정의된 목록에서만 선택할 수 있도록 설정할 수 있죠. 이러한 기능은 데이터 입력 시 발생할 수 있는 실수를 줄이고 데이터의 정확성을 높이는 데 큰 도움을 줍니다.

 

 

▌데이터 유효성 검사 - 목록

먼저 가장 많이 사용하는 데이터 유효성 검사인 목록입니다. 콤보박스는 아니지만, 일반적으로 콤보박스로 불리기도 합니다.

데이터 유효성 검사 - 목록 예시

 

데이터 유효성 검사 적용 방법입니다.

먼저 적용하고자 하는 범위를 마우스로 선택하세요.

메뉴 >> 데이터 >> 데이터 유효성 검사 >> 데이터 유효성검사 >> 설정 탭에서 제한 대상을 "목록"으로 선택하고, 제한 방법에 목록에 나타나야 할 데이터를 콤마(,) 구분자로 차례로 나열하면 완성입니다.

엑셀을 확인하면 콤보박스처럼 보이는 목록이 나타나고, 목록에서 데이터 선택할 수 있습니다.

 

현재 상태에서는 사용자가 목록에 있는 데이터를 선택하지 않고, 직접 입력할 수 있습니다. 

직접 입력까지 막기 위해서는 한 번의 작업이 더 필요합니다.

같은 데이터 유효성 검사 메뉴까지 접근해서 "오류 메시지" 탭에서 스타일을 중지 또는 경고로 선택하고 제목과 오류 메시지를 적절히 입력하시면 됩니다. 제목은 오류 발생 시 나타나는 팝업창의 Title이고, 오류 메시지는 팝업창에 나타나는 오류 설명 메시지입니다.

오류 메시지까지 설정하면 사용자의 직접 입력으로 인한 에러를 사전에 방지할 수 있습니다.

 

 

 

▌데이터 유효성 검사 - 정수

이번에는 목록이 아닌 다른 데이터의 유효성 검사를 적용해 보겠습니다. 정수나 실수, 날짜, 시간 등 데이터 입력 제한이 가능합니다. 정수를 예시로 가정해서 시험해 보면 나머지 경우는 비슷하니 어려움 없이 적용할 수 있습니다.

데이터 유효성 검사 - 정수 예시

 

데이터 유효성 검사를 기존에 있는 데이터에 적용하는 방법을 보이기 위한 예시입니다.

목록과 마찬가지 방법으로 먼저 범위를 설정하고 데이터 유효성 검사 메뉴로 접근합니다.

유효성 검사에서 제한 대상을 정수로 하고 최솟값을 0, 최댓값을 80으로 설정합니다. 현재 최댓값이 100이 있지만, 강제 오류 발생을 위해 80으로 설정했습니다. "오류 메시지" 탭에서는 다른 설정은 하지 않았지만, 기본적으로 "유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시" 체크가 되어 있는 상태입니다.

완료 후 값 입력 시 설정한 최솟값과 최댓값 사이에서만 입력되고, 범위를 벗어나면 오류가 나타납니다.

 

기존에 있는 오륫값(점수 100)은 어떻게 될까요?

점수 100을 따로 수정하지 않는 이상 오류로 나타나지 않습니다.

이러한 상황에서 오륫값을 쉽게 나타내기 위해 "잘못된 데이터 표시" 메뉴가 있습니다. "잘못된 데이터 표시" 메뉴를 클릭하면 기존 데이터에서 데이터 유효성 검사에 부합하지 않는 값을 찾아 붉은색 원으로 표시해 줍니다. 표시된 부분을 수정해 주시면 쉽게 데이터 정합성을 맞출 수 있습니다. 표시된 "잘못된 데이터"는 "유효성 표시 지우기" 메뉴를 통해 안 보이게 할 수 있습니다.

 

 

 

데이터 유효성 검사는 입력할 수 있는 데이터의 유형과 범위를 제한해서 데이터의 정확성을 높이는 유용한 기능입니다.

사용하는 업무마다 다르겠지만, 실무에서는 "목록" 정도만 사용합니다. 에러 메시지를 잘 사용하지 않는 이유는 오류 입력 시마다 메시지가 나와서 방해가 될 수 있기 때문입니다.

 

위의 방법을 참고하여 본인에게 맞는 데이터 유효성 검사를 설정해 보시기 바랍니다.